Kommu­nikations­aufgabe

Speziell zwischen März und Ende Mai traf die Krankenhauseinsatzleitung (KEL, siehe auch Seite 5) in kürzester Zeit ­viele Entscheidungen, die vielfach genauso kurzfristig wieder an die sich ändernde Lage angepasst werden mussten. „Dabei war es wichtig, dass diese Entscheidungen in der Breite und zugleich unmittelbar an alle Beschäftigten des Klinikums gelangen“, berichtet Prof. Dr. Ralf-Ingo ­Ernestus. Der Direktor der Neurochirurgischen Klinik und Poliklinik ist in seiner Funktion als Stellvertretender Ärztlicher ­Direktor des Uniklinikums Würzburg (UKW) auch der Stellvertretende Stabsleiter der KEL. Er erinnert sich: „Ganz am Anfang der Pandemie dachten wir, diese Kommunikation würde über entsprechende Informationsseiten im Intranet, wie zum Beispiel das Infektionshandbuch, am besten möglich sein.“ Allerdings wurde ihm sehr schnell klar, dass es hier einen noch direkteren Weg geben sollte, denn „in einer Krise erwarten die Menschen zu Recht einerseits Führung und Entscheidungen, andererseits aber auch Erklärungen und eine persönliche Ansprache.“ Redaktionsteam erstellte E-Mail-Newsletter Um diesem hohen Anspruch gerecht zu werden, startete er einen täglichen E-Mail-Newsletter, der die Mitarbeiter/innen des Klinikums und der UKW ­Service GmbH informierte. Zusammengestellt und redaktionell bearbeitet ­wurden die Inhalte der Publikation von einem dreiköpfigen Redaktionsteam. Neben Prof. Ernestus waren dies die Gesundheitsmanagement-Studentin Antonia Greger und Charlotte Wiebecke, die Medizintechnik studiert. Auch weitere Mitglieder der KEL erstellten Textvorlagen, die bei Bedarf noch redaktionell angepasst wurden. Insbesondere verfasste Prof. Dr. Ulrich Vogel, der Leiter der Stabsstelle Krankenhaushygiene des UKW, zahlreiche Beiträge. Am Beginn jedes Newsletters fand sich eine Zusammenstellung aktueller Infektionszahlen. Anschließend wurde über Neuigkeiten, wie Meldungen des Robert Koch-Instituts, staatliche Ver­fügungen und Verordnungen sowie Pressemitteilungen berichtet. Auf angemessen breitem Raum stellte der Newsletter die Beschlüsse der KEL dar. Hierzu gehörten Erläuterungen zu neuen Regelungen und Infektionsschutzmaßnahmen am UKW, Angaben zur Dynamik der Patientenzahlen, Einblicke in die Personal- und Materiallage ebenso wie Informationen zur kostenlosen Ver­pflegung und zum Pflegebonus. Auch der Sicherheitsdienst, die Eingangsbefragungen und die Besucherregelung waren immer wieder wichtige Themen. Auch eine Plattform zur Anerkennung der Leistungen Neben den Sachthemen war ein besonders wichtiger Punkt der wiederholte Dank an die UKW-Beschäftigten. Gelobt wurden Faktoren wie Arbeitseinsatz, Durchhaltevermögen, Sorgfalt, Teamgeist, Vertrauen, Akzeptanz sowie Geduld und Disziplin bei der Umsetzung ­aller Maßnahmen. „Die Reaktionen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigten, dass gerade der Dank und die persön­lichen Worte am Ende jedes Newsletters gut ankamen und Mut machten“, freut sich Prof. Ernestus und fährt fort: „Vor allem schätzten unsere Beschäftigten aber die direkte, zeitnahe und transparente Information.“ Die letzte der regelmäßigen KEL-Sitzungen fand am 29. Mai statt. Seither erfolgen die Treffen je nach Lage nur noch bei Bedarf. Mit der 65. Ausgabe am Pfingstsamstag wurde daher auch der Corona-Newsletters eingestellt. Seitdem werden die Mitarbeiter/innen des Klinikums wöchentlich mit „Auf den Punkt gebracht“, dem bereits Ende letzten ­Jahres zweimal erschienenen Newsletter des Klinikumsvorstands, über aktuelle Entwicklungen am UKW informiert. Krankenhaushygiene füttert Corona-Intranet-Seite Zusätzlich zu diesem Newsletter führt die Stabsstelle Krankenhaushygiene im Intranet des UKW eine Corona-Seite kontinuierlich fort. Dort werden alle Newsletter, Hygienetipps und sonstigen Beiträge zu Covid-19 digital hinterlegt. Unter der Überschrift FAQ geben Prof. Vogel und weitere Experten Antworten auf häufig gestellte Fragen. Eine regelmäßig aktualisierte Statistik zeigt die Anzahl der Corona-Fälle am UKW. Schließlich bietet die Seite wichtige Links zu Hygieneplänen und Schulungsvideos sowie weitere nützliche Infos, wie zum Beispiel die Öffnungszeiten der Covid-19-Untersuchungsstelle. Die Stabsstelle Krankenhaushygiene organisierte sich während der ersten Welle von Erkrankten neu und etablierte eine Corona-Arbeitsgruppe. „Diese Arbeitsgruppe war vor allem mit Kontaktnachverfolgungen, aber auch Schulungen und Kommunikation zu Hygienefragen beschäftigt. Die dafür eigens eingerichtete Telefonnummer wurden von den Klinikumsbeschäftigten intensiv genutzt“, schildert Prof. Vogel. Betriebsmedizin bietet Hotline an Mit dem Beginn der Corona-Pandemie installierte auch die Betriebsmedizin des UKW eine Corona-Hotline. Diese leistete seither mehrere hundert Beratungsgespräche. „Häufige Fragen waren zum Beispiel: Ich fühle mich krank, sollte ich einen Abstrich machen und wie geht das? Ich habe Angst, mich anzustecken, was kann ich tun? Ist mein Arbeitsplatz nach den Hygienevorschriften sicher? Ich bin im Ausland, was ist zu tun?", schildert die Betriebsärztin Dr. Ingrid Aster-Schenck. Besonders im Gedächtnis geblieben ist ihr die – zum Glück zahlenmäßig geringe – telefonische Begleitung von Covid-19-kranken Beschäftigten vom positiven Test über die Genesung bis zur Wiedereingliederung in den Beruf. „Neben den vielen ernsten Themen gab es auch ein paar humoristische Momente – etwa wenn eine Mit­arbeiterin schildert, dass sie nur noch mit einer Taucherbrille am Computer­arbeitsplatz im Labor arbeite, oder eine Mitarbeiterin fragte, ob eine Behandlung mit Schlangengift ihr Risiko für eine Corona-Erkrankung mindern könnte“, erinnert sich Dr. Aster-Schenck schmunzelnd. Die Hotline wurde Ende Juni eingestellt. Hohes Engagement in der externen Kommunikation Nicht nur die Klinikumsbeschäftigten hatten in der Coronakrise einen hohen Informationsbedarf, auch in die Kommunikation mit Patienten, Besuchern und der sonstigen interessierten Öffentlichkeit investierte das UKW in den vergangenen Monate viel Energie. „Das beginnt schon bei der mehrfach wechselnden Beschilderung an den Eingangsbereichen“, sagt Susanne Just von der Stabsstelle Kommunikation. Mit vom Designservice des Servicezentrums Medizin-Informatik gestalteten Plakaten wurde auf die jeweils geltenden Sicherheitsmaßnahmen aufmerksam gemacht. Zur schnellen, tagesaktuellen Wissens­vermittlung richtete die Stabsstelle ferner einen eigenen Corona-Teil auf der Startseite des UKW-Internetauftritts ein. Hinzu kam die proaktive Information der Bevölkerung über zahlreiche Pressemeldungen. „Hier galt es unter anderem, der bei vielen aufkommenden Verunsicherung klare Sachinformationen entgegenzustellen“, beschreibt Susanne Just. Nach ihren Beobachtungen spiegelte sich der allgemeine Hunger nach verlässlichem Wissen auch in einem ­hohen Aufkommen an Medienanfragen bei der Klinikumspressestelle wider. ­Susanne Just: „Gerne nutze ich die Gelegenheit, an dieser Stelle nochmals den vielen Experten bei uns im Haus zu danken, die mit ihrem Know-how bereitwillig mithalfen, alle Fragen profund zu beantworten.“

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