Blick durchs Schlüssel­loch

Stefanie Freiberg arbeitet als Büroassistenz hinter den Kulissen. Einblicke in die Verwaltungsarbeit des UKW.

Wer schon einmal am UKW war, hat dort sicherlich einige Räume gesehen: Patientenzimmer, Aufnahme- und Wartebereiche sowie Operationssäle und Behandlungszimmer. Dazu kommen aber noch viele Türen, hinter denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Büros an ihren Schreibtischen arbeiten. Was dort im Einzelnen geschieht, wissen viele Besucher des UKW nicht. Stefanie Freiberg aus dem Geschäftsbereich 3 (GB3) hat ihre Bürotür für einen Einblick geöffnet.

„In meiner Position als Kauffrau für Büromanagement zählen vor allem Koordinationsfähigkeit, Flexibilität und Kommunikationsstärke. Man sollte natürlich auch in der Lage sein, schnell auf Probleme reagieren zu können. Und nicht zuletzt bin ich für Kollegen und Besucher der erste Kontakt in unserer Abteilung“, schildert die 20-Jährige. Seit einem Jahr ist sie im Geschäftsbereich 3 am Universitätsklinikum Würzburg als Assistentin des Geschäftsbereichsleiters Finanzen und Controlling beschäftigt und hat zusätzlich die Stelle als Assistenz der Abteilungsleiterin Controlling übernommen.

Sicherheit und Abwechslung

Die Uniklinik hat sich Stefanie Freiberg bewusst ausgesucht. „Ich habe eine Stelle im Büro eines großen Unternehmens angestrebt. Und da bereits mein Großvater und meine Mutter am UKW gearbeitet haben, kannte ich die Aufgaben, Strukturen und Vorteile, die mich hier erwartet haben“, erläutert sie ihre Berufswahl.

„Neben der Sicherheit meiner unbefristeten Stelle und dem abwechslungsreichen Berufsprofil gefallen mir die Möglichkeiten zur Weiterbildung. Unsere hauseigene Akademie hilft mir, beruflich auf dem neuesten Stand zu bleiben und mich weiterzuentwickeln – wie zum Beispiel durch Coaching-Kurse und Seminare rund um moderne Verwaltung.“ Auch die sportlichen Angebote des Universitätsklinikums nutzt sie gerne: „Der Milonzirkel und das Hochintensitätstraining helfen mir, in arbeitsintensiven Phasen den Kopf wieder freizubekommen.“

Manchmal ein bisschen wie „Tetris“

Das ist wichtig, um in ihrem Job den Überblick über zahlreiche Aufgabengebiete zu behalten. Das geht los bei der Erledigung der Post, Termin- und Dienstreiseplanung. „Komplexe Terminpläne zu erstellen, ist dabei eine besondere Herausforderung“, schildert sie. „Es ist ein bisschen wie bei ‚Tetris‘: Ich schiebe die Termine hin und her, bis ein passendes Gesamtbild entsteht. Und ich freue mich stets, wenn am Ende des Tages alles problemlos aufgeht.“

Zusätzlich steuert sie das Projektmanagement und organisiert Veranstaltungen, Schulungen und Personalverfahren im Geschäftsbereich. Sie plant die Meetings des GB3 von der Einladung bis zur eigenständigen Protokollerstellung.

Für den Nachwuchs da sein

Auch den zukünftigen kaufmännischen Nachwuchs hat sie im Blick. „Auf Berufsmessen, wie der Vocatium oder dem Berufs-Informations-Tag bringen wir Schulen und das UKW als Arbeitgeber zusammen.“ Für die Vocatium plant sie den Messeauftritt des Klinikums von der Standanmietung über die Koordination aller Berufsfachschulen mit der Verwaltung bis zum selbstständigen Aufbau des Messestandes. Dort spricht sie mit interessierten Bewerberinnen und Bewerbern und präsentiert Ausbildungsmöglichkeiten am Uniklinikum. „Und davon gibt es einige!“, weiß sie. „Das Uniklinikum bietet mit den angeschlossenen Berufsfachschulen über 700 Ausbildungsplätze in mehr als 20 Berufen an.“

Als Koordinatorin und Ansprechpartnerin kümmert sie sich selbst um drei Auszubildende, die am UKW zu Kaufleuten für Büromanagement ausgebildet werden. „Da ich selbst vor kurzem meine Ausbildung beendet habe, kann ich unseren Nachwuchskräften meine eigenen, aktuellen Erfahrungen weitergeben.“ So teilt sie die Nachwuchskräfte in Arbeitsbereiche ein und legt Lerninhalte innerhalb des Ausbildungsrahmenplans fest. Dazu prüft sie die Berichtshefte, plant wöchentliche Besprechungen und weist die jungen Leute in die verschiedenen Aufgabenfelder ein. „Unsere Auszubildenden sollen rasch in der Lage sein, eigenständig einen großen Teil unserer Aufgaben bearbeiten zu können“, formuliert Stefanie Freiberg das Ziel ihrer intensiven Betreuung. Weil sie einen Ausbilderschein der Industrie- und Handelskammer besitzt, kann sie dort im Prüfungsausschuss Prüfungen von Auszubildenden abnehmen.

Lebenslanges Lernen

Sie erinnert sich gut an ihre eigene Ausbildungszeit und den Beginn am Uniklinikum, denn ihr letzter Prüfungstag war gleichzeitig ihr erster Arbeitstag. Mit dem Ende der Ausbildung hat Stefanie Freiberg aber nicht aufgehört, sich neues Wissen anzueignen. „Für mich ist Erfolg im Beruf dadurch gekennzeichnet, sich nicht auf dem Erreichten auszuruhen“, unterstreicht die motivierte Mitarbeiterin, die für ihren hervorragenden Berufsschul-Abschluss in der Fachklasse für Kaufleute für Büromanagement von der Regierung von Unterfranken ausgezeichnet wurde.

Getreu dem Motto des lebenslangen Lernens bildet sie sich momentan neben ihrem Beruf in einem Studium zum Wirtschaftsfachwirt weiter. „Die zusätzliche Arbeit nach Feierabend und an Wochenenden ist natürlich anstrengend“, gibt sie zu. „Aber Freunde und Familie fangen mich in meiner momentan recht knappen Freizeit wieder auf.“

„Und dass wir uns bei unserer Arbeit hinter geschlossenen Bürotüren verstecken“, lacht sie „ist nur ein gern gepflegtes Klischee. Denn modernes Büromanagement bedeutet auch, stets ansprechbar zu sein.“

Text: Jörg Fuchs, Fotos: Daniel Peter