Häufig gestellte Fragen und Antworten

Der Broad Consent ist ein Einwilligungsverfahren, das eine Probensammlung für Forschungen im medizinischen Kontext mit langfristiger Lagerdauer ermöglicht, ohne dabei an konkrete Forschungszwecke gebunden zu sein.

Fakultätsproben sind Biomaterialproben, die mithilfe des Broad Consent gesammelt wurden. Sie dienen keinem vorher festgelegten Forschungszweck und können, unter bestimmten Voraussetzungen, weltweit für Forschungen genutzt werden. Eigentümerin dieser Proben ist die Medizinische Fakultät der Universität Würzburg.

Ein Standard-Probenset des Broad Consent umfasst
1  Probenröhrchen Serum à 4,7 ml
1  Probenröhrchen EDTA à 1,6 ml
1  Probenröhrchen Spontanurin à 8,5 ml.

Die Fakultätsproben werden mit von der ibdw vorgefertigten Etiketten versehen.

Studienproben sind alle Proben, die mittels einer projektspezifischen Einwilligungserklärung gewonnen werden. Probenumfang und Lagerdauer werden durch die Projektbeschreibung festgelegt. Eigentümer der Proben ist die jeweilige Projektleiterin oder der jeweilige Projektleiter.
Studienproben erhalten spezielle Etiketten, die in Abstimmung mit der Projektleitung von der ibdw angefertigt werden.

Gespendete Biomaterialproben werden an zwei Standorten aufbewahrt:
Im Gebäude A8 der Biobank ibdw lagern flüssige Probenmaterialien in automatisierten Kühllagern bei -80 Grad Celsius sowie in Spezialgefäßen über der Gasphase von Flüssigstickstoff bei -160 Grad Celsius. Fresh-Frozen-Gewebe lagert in Gefrierschränken unter fachlicher Aufsicht des Pathologischen Instituts in der Nähe der Operationssäle. Durch die verschiedenen Lagerorte der Proben in der ibdw unterscheidet sich die Anlieferung von flüssigen und festen Materialien.

Montag bis Donnerstag von 7:30 - 16:00 Uhr
Freitags von 7:30 - 14:00 Uhr.

An Feiertagen nimmt die ibdw keine Proben an.
Proben, die außerhalb der Annahmezeiten generiert werden, verfallen.

Blutentnahme-Röhrchen der ibdw, Barcodes und Probentüten sind als Standardartikel über das Zentral-Lager bestellbar.

Die Entnahmeprozedur orientiert sich an den vorhandenen Workflows Ihrer Klinik mithilfe des pathohistologischen Antrags.
Der Transport von Gewebe zum ZOM-Schnellschnittlabor oder zum Patho-Haupthaus folgt klinikeigenen Standards.

Die Annahmezeiten für Probenannahme am Institut für Pathologie sind:
Montag bis Freitag: 7:00 - 16:00 Uhr
(Ausnahme: Ankündigung von Schnellschnitten)

An Feiertagen werden keine Proben angenommen. Proben, die außerhalb der Annahmezeiten generiert werden, verfallen.

Die Annahmezeiten am Schnellschnittlabor sind:
ZOM: Montag bis Freitag: 9:00 - 14:30 Uhr.
An Feiertagen werden keine Proben angenommen.

Bitte schicken Sie eine formlose Anfrage hinsichtlich des Bestandes an die ibdw-Geschäftsstelle unter ibdw@ ukw.de.

Durch das Aliquotieren vor dem Einfrieren existieren pro Broad Consent-Patientenfall in der Regel sechs Proben Serum und Vollblut, je 350µl ~ 2ml wahlweise auf Trockeneis oder Raumtemperatur.

Aus jeweils 1cm³ Fresh-Frozen-Gewebe werden Schnitte angefertigt, die nach Kundenwunsch verpackt und versendet werden. Gewebe wird in Blöcken von maximal 2 Zentimeter eingelagert. Bei der Herausgabe werden von diesen Gewebe-Blöcken Schnitte nach Kundenwunsch, mindestens jedoch 5µm, hergestellt. Diese werden auf Objektträger aufgezogen oder in Eppendorf-Röhrchen mit 2D-Barcodes verpackt.

Die Proben werden in Abstimmung mit den Antragstellerinnen und Antragstellern zur Abholung bereitgestellt. Nach Vereinbarung kann auch ein Transport organisiert werden.

Sie können in der ibdw eigene Probensammlungen anlegen, beispielsweise im Rahmen einer Studie oder eines Projektes. Unter dem Abschnitt „Forschen mit Studienproben“ haben wir weitere Informationen für Sie bereitgestellt.

Momentan bietet die ibdw folgende Dienstleistungen an:

• DNA-Extraktion
• Probenvorbereitung für Messung im Zentrallabor

Nein. Probenmaterial und Daten dürfen nur an vorher im Nutzungsantrag beschriebene und festgelegte Partner weitergeleitet werden.

Ja, wenn die Patientinnen und Patienten vorher gemäß der DSGVO §48a für einen weltweiten Transfer des Probenmaterials eingewilligt haben. Der Einwilligungsstatus ist in der ibdw dokumentiert.

Nein. Ein Verkauf von Proben, die Sie aus der ibdw erhalten haben, ist nicht erlaubt.

Die ibdw ist bei allen Publikationen, die unter Verwendung der von der ibdw zu Verfügung gestellten Proben und dazugehöriger Daten entstehen, zu berücksichtigen.

Zitation:

Geiger, J, Both, S, Kircher, S, Neumann, M, Rosenwald, A and Jahns, R. (2018) Hospital-integrated Biobanking as a Service – The Interdisciplinary Bank of Biomaterials and Data Wuerzburg (ibdw). Open Journal of Bioresources 5:6.
DOI: https://doi.org/10.5334/ojb.38

Forschungsergebnisse, wie publizierte Paper, Poster und ähnliche Publikationen, die unter Nutzung von ibdw-Daten und -Proben entstehen, müssen an die ibdw zurückgemeldet werden. Diese können dann von der ibdw aus Gründen der Transparenz gegenüber Forschenden, Patientinnen und Patienten sowie Spenderinnen und Spendern auf der Webseite der ibdw veröffentlicht werden.
Bitte senden Sie Ihre Einsendungen an folgende Kontaktadresse: ibdw@ ukw.de

Alle Probeneinsendenden und Projektleitenden erhalten von der ibdw umfangreiche und individuell abgestimmte Schulungen. Dazu zählen:

• Einwilligungsmanagement
• Probenregistrierung
• Probenversand
• SAP und Lauris-Schulung

ibdw-Geschäftsstelle (+49 931 201-47001)
Flüssigproben (+49 931 201-46237)
Gewebeproben (+49 931 201-47416)

Wir haben den Ablauf für die Nutzung spezifischer Proben aus dem Proben-Pool der Fakultät in einem übersichtlichen Diagramm dargestellt. Werden Proben für eine Studiensammlung benötigt, werden diese bei der ibdw reserviert und mit Beginn der Studie bei der ibdw bestellt. Innerhalb von maximal 14 Tagen werden diese Proben von der ibdw ausgelagert. Der Versand erfolgt ebenfalls durch die ibdw oder die Bestellerin oder der Besteller holt die Proben direkt ab. Im Anschluss daran erstellt die ibdw die Rechnung für die benötigten Proben und den Versand. Bei Broad Consent-Proben ist der Ablauf aufwendiger. Zunächst wird eine Bestandsabfrage für die benötigten Proben an die Geschäftsstelle der ibdw gerichtet. Zugleich muss das Nutzungsformular der ibdw ausgefüllt werden. Damit wird erklärt, ob es sich um eine pseudonyme oder um eine anonyme Probe handelt. Bei einer pseudonymen Probe muss ein Ethik-Antrag sowie ein Studienprotokoll abgegeben werden. Für eine anonyme Probe ist die Unbedenklichkeitserklärung der Ethikkommission sowie eine Kurzbeschreibung des Projekts erforderlich. Dann prüft die ibdw den Probenbestand und die Antragsunterlagen. Entsprechen diese den Vorgaben und bestehen keine Einwände seitens der Ethikkommission erteilt die Leitung der ibdw die Freigabe. Innerhalb der darauffolgenden vier Wochen wird der Antrag durch das Use & Access-Committee der ibdw geprüft. Wird auch von dieser Seite die Freigabe erteilt, lagert die ibdw die beantragten Proben innerhalb von maximal 14 Tagen aus. Das weitere Procedere entspricht dann dem Ablauf bei Studienproben.

Für Proben, die im Rahmen des Broad Consent gesammelt werden, fallen für die einsendende Person keine Kosten an. Die Bereitstellung der Proben ist mit Kosten verbunden. Weitere Informationen zu den jeweiligen Kosten erhalten Sie bei der Geschäftsstelle der ibdw (Telefon: + 49 931 201-47001 oder per E-Mail: ibdw@ ukw.de).

Die Verknüpfung von Personendaten und Fakultätsproben kann nur durch die Stabsstelle für Datenschutz an der Universitätsklinik vorgenommen werden. Wenden Sie sich in diesem Falle bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.

Wir beraten Sie gerne bei der Konzeption der Probeneinlagerung im Rahmen einer Studie. Bitte wenden Sie sich an unsere Geschäftsstelle unter ibdw@ ukw.de.

Wir haben den Ablauf für den Bezug von studienspezifischen Proben in einem übersichtlichen Diagramm dargestellt.

Für Proben, die im Rahmen einer Studie in der ibdw gelagert werden, fallen Kosten für Einlagerung, Lagerung und Bereitstellung an. Über die Höhe dieser Kosten informiert Sie die Geschäftsstelle der ibdw (ibdw@ ukw.de).

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.

Wenden Sie sich in diesem Fall bitte an die ibdw unter ibdw@ ukw.de.